Malí a strední podnikatelia čoraz častejšie využívajú služby virtuálnych asistentiek. Pomaly sa toto „povolanie na voľnej nohe“ dostáva do ich povedomia. Práca virtuálnej asistentky je vo svojej podstate rovnaká ako práca „offline“ asistentky (ktorá je k dispozícii svojmu nadriadenému priamo v priestoroch spoločnosti), avšak s jedným rozdielom, a to, že poskytuje svoje služby „online“ z pohodlia svojho domova či kancelárie. K tomu je však potrebná SEBADISCIPĹINA. Presne si určiť pracovný čas, pracovnú náplň a voľno. Neznamená to ale, že bez sebadisciplíny nemôžete byť dobrou virtuálnou asistentkou s dobrými nápadmi. Možno zopár tipov a trikov vám však pomôže zorganizovať si čas a motivovať sa k lepšiemu výkonu. 1. Vyberte si pracovnú miestnosť Pracovná miestnosť, kancelária alebo pracovný kút v odľahlej časti vášho domu či bytu je základom pre efektívne vykonávanie pracovnej činnosti. Je to priestor, kde nie ste ničím a nikým rušení. Žiadny televízor, neumytý kuchynský riad či ďalší členovia rodiny. Naraňajkujte sa, a vyberte sa do svojej kancelárie, ktorú opustíte iba počas prestávok. Vyzdobte si ju, umiestnite do nej fotografie vašich blízkych či priateľov, ktorí vás svojou virtuálnou prítomnosťou určite potešia. A nezabudnite na zeleň, ktorá lieči dušu i oči. 2. Vymedzte si pracovný čas Premyslite si, odkedy dokedy chcete pracovať. Niektorým stačia 4 hodiny denne, iní uprednostňujú štandardnú dĺžku pracovného času. Všetko závisí aj od objemu práce. Ja som si určila pracovný čas od 8:00 – 16:00 s prestávkou na obed. Samozrejme, krátke prestávky na kávu, precvičenie chrbtice či nadýchnutie sa sú tiež veľmi dôležité. Keďže väčšina z nás pracuje online, príjemná hudba v pozadí alebo rádio sú našimi častými spoločníkmi. Na sústredenie odporúčam hudbu, ktorá nepôsobí rušivo. 3. Doprajte si prestávky Tak, ako v bežnej práci, aj ľudia, ktorí pracujú online, si potrebujú prevetrať hlavu a na chvíľku vypnúť. Pred istým časom som čítala štúdiu, že pár minútové prestávky počas pracovnej doby sú veľmi prospešné k efektívnemu vykonávaniu pracovnej činnosti. Takže nebojte sa, nič vám neutečie, nechajte svoj mozog oddýchnuť, naberte kyslík, oprite svoj pohľad do diaľky, aby si oddýchli aj vaše oči. Dajte potravu svojmu žalúdku, poprehýbajte svoj chrbát, zavolajte priateľom a s novou energiou sa môžete opäť pustiť do práce. Nie je to strata času, naopak, s novými silami dosiahnete lepšie výsledky. 4. Používajte užitočné nástroje Aby ste na nič nezabudli, nepotrebujete mať pri sebe papierový diár, do ktorého si zapisujete, čo vás čaká a čo treba na dnes vybaviť. Skúste využiť Trello, softvér pre riadenie projektov a plánovanie práce, kde si môžete zapísať denný zoznam úloh a budúce projekty, môžete ich zdieľať, tvoriť výstupy, atď. Takisto je dobrým nástrojom Google Drive, úžasná cloudová služba, kam si môžete presunúť vaše súbory a môžete sa k nim dostať z akéhokoľvek miesta bez toho, aby ste mali so sebou svoj počítač či notebook. Ďalšou možnosťou je osobný ukladací priestor One Drive, ktorý funguje na podobnom základe. Obe spomínané platformy využívam aj ja. Vynikajúcim softvérom pre tvorbu grafických materiálov je Canva. Je veľmi intuitívna, obsahuje v sebe šablóny, ktoré už len poskladáte a výsledkom môže byť hodnotná prezentácia, leták, príspevok, plagát či logo. Pre virtuálne asistentky je veľkým pomocníkom softvér na sledovanie času. Ja používam bezplatný časovač Toggl. Umožňuje zaznamenať časy pre viacerých klientov a na konci tak získate prehľad odpracovaných hodín, ktorý môže byť podkladom pre fakturáciu. Výborným softvérom na faktúry je Flowii. V komunikácii so svojimi klientami používam rôzne komunikačné nástroje ako email, telefón či chat. Výbornou možnosťou sú hlasové správy, ktoré urýchlia komunikáciu hlavne v prípade, ak ide o rozsiahlejšiu správu. Ak sa potrebujete spojiť face-to-face, stačí siahnuť po komunikačných platformách, ako Skype, Zoom alebo TeamViewer. Využívajú sa na videokonferencie, online pohovory, komunikáciu medzi jednotlivcami i skupinami. 5. Vytýčte si čas pre jednotlivých klientov Ak máte viacerých klientov, je nevyhnutné určiť si pracovné dni, počas ktorých budete konkrétnemu klientovi k dispozícii. Váš klient by mali byť informovaný, že v daný deň či hodinu pre neho nemôžete pracovať, pretože sa venujete inému klientovi. Dobrým spôsobom je vypracovať harmonogram a poskytnúť ho vašim klientom, čím získajú prehľad o vašom pracovnom týždni. Meno klienta neuvádzajte, stačí ho očíslovať, napr. Klient 1, Klient 2. 6. Naplánujte si ďalší deň Ku koncu pracovného času si vždy zapíšem do kalendára (ja používam online kalendár), čo bude mojou náplňou práce na ďalší deň, resp. týždeň. Je to vynikajúci spôsob, ako si zorganizovať čas a súčasne sa motivovať do ďalšej práce. Naplánovaním pracovnej činnosti na nasledujúci deň, týždeň alebo mesiac si črtáte líniu, v ktorej sa hýbete. Je to pomocné lano, ktorého sa držíte. Keď sa spätne pozriete do vášho kalendára, z ktorého na vás hľadia splnené úlohy, je to určite motivujúce. O to viac si užijete relax po práci. 7. Odmeňte sa Na koncoročné odmeny, 13. plat a ďalšie benefity sme zvyknutí v nejednej kvalitnej firme. Avšak mnohí z nás, ktorí si zarábajú na chlebík sami ako živnostníci o tento benefit prichádzame. Ale nemusíme! Ja som sa rozhodla stanoviť si méty, ktoré chcem dosiahnuť a náležite sa za ich dosiahnutie aj odmením. Je už na každom z nás, ako to urobíme. Môžeme si dopriať wellness pobyt, masáž, novú kabelku či notebook alebo letnú dovolenku. Veď si to zaslúžime, čo poviete?
Príspevok WORKSHOP Tipy a triky pre záhradkára 25.3.2023 je zobrazený ako prvý na Hadzima Plant.
prejsť na článokPrečítajte si tipy a triky ako úspešne zvládnuť pizzu, pizzové chleby a pochúťky z pizzového cesta.
prejsť na článokViete, čo majú spoločné citrón, banán, cibuľa, soľ a čaj? Všetky vieme využiť aj inak, ako len na jedenie, či dochucovanie.
prejsť na článokDobrých rád do kuchyne, ktoré uľahčia varenie a prípravu jedál, nikdy nie je dosť! Je to tak jednoduché, a predsa to väčšinu z nás nikdy nenapadne! Vyskúšaj tieto triky aj ty!
prejsť na článokPo roku je tu opäť čas zberu jahôd. Či už sa zberáte na samozber alebo budete jahody zberať len vo svojej záhrade, či v lese, prečítajte si, kedy a ako je najlepšie ich zbierať, ako sa o ne starať počas dozrievania a ako ich po zbere spracovať.
prejsť na článok